Introducción al método diplomático-archivístico

Introducción al método diplomático-archivístico: un modelo para evaluar y mantener la autenticidad de documentos de archivo en ambiente digital

Muchos son los cambios que provoco el desarrollo y evolución de la tecnología, tanto sociales, económicos, políticos e incluso culturales. Por ejemplo, y siguiendo el lineamiento del ultimo punto, el ámbito de la documentación se ha visto afectado, en un sentido transformacional, por la creación de nuevos soportes y por consiguiente de la aparición de nuevos tipos de documentos, en específico: los documentos electrónicos. 

Esta migración del soporte material (documento que se desarrolla en un ambiente tradicional) al inmaterial ( documento que se desarrolla en un ambiente no tradicional) genero a su vez un grave problema en cuanto a la preservación de la autenticidad y confiabilidad de los documentos archivísticos que se desarrollan en un ambiente electrónico, que es precisamente  el tema que se va a desarrollar a continuación. 

El análisis de esta problemática la realizan los estudiosos: Jorge del Castillo Guevara, licenciado en Informacion Cientifico-Tecnica y Bibliotecologia y la doctora Mayra Marta Mena Mugica, profesora asistente del Departamento de Ciencias de la Información, ambos pertenecientes a la Universidad de La Habana. Este espacio estara dirigido entonces al resumen del articulo que ambos publicaron en el año 2011.

 Mena y Del Castillo proponen la unión de dos disciplinas para el estudio del presente tema: la diplomática y la archivistica. Se define a la primera citando a Duranti: "disciplina que estudia la génesis, formas y transmisión de documentos archivísticos y su relación con los hechos representados en ellos y con su creador, con el fin de identificar, evaluar y comunicar su verdadera naturaleza". Y a la segunda citando a Delmas: " ciencia que estudia la génesis y formación de los conjuntos orgánicos de documentos que los sitúa en el contexto de su creación"

Se utilizara entonces la comparación de dos proyectos: "The Protections of the Integrity of Electronic Records" conocido como UBC y "The Protections of teh Integrity of Electronic Records in Electronic Systems" conocido como InterPARES.

La UBC fue un proyecto desarrollado por la British Columbia encaminado al diseño, creación, utilización y preservación de documentos electrónicos auténticos y confiables. Este fin se basó en la férrea creencia de que la mejor manera de preservar los documentos en ambientes electrónicos era a través de una serie de reglas de procedimientos en el sistema documental a partir de la clasificación, perfilación y registro.

El desarrollo del proyecto basado en el método ya mencionado, atravesaba  un grupo de obstáculos, para esclarecerlos,  se establecieron los siguientes objetivos:

1.  Establecer qué es un documento archivístico en principio y cómo puede reconocerse en el ambiente electrónico.
2.  Determinar los tipos de sistemas electrónicos que generan documentos archivísticos.
3. Formular criterios para clasificarlos adecuadamente, en sistemas electrónicos que generan información de varios tipos.
4. Definir algunos elementos conceptuales para la garantía de la autenticidad y confiabilidad de documentos archivísticos en sistemas electrónicos.
5. Articular métodos desde el punto de vista administrativo y técnicas para implementar requerimientos.
6.  Evaluar dichos métodos frente a diferentes puntos de vista administrativos jurídicos, culturales y disciplinarios.

En respuesta a estos objetivos se crearon plantillas para los primeros cuatro puntos que garantizaban los componentes necesarios para la autenticidad de documentos electrónicos de:

•  Un documento archivístico tradicional.
•  Un documento archivístico tradicional completo.
•  Un documento archivístico tradicional confiable.
•  Un documento archivístico electrónico auténtico..

Fuentes
"Introducción al método diplomático-archivístico: un modelo para evaluar y mantener la autenticidad de documentos de archivo en ambiente digital" (2011). Del Castillo, Jorge, Mena Mayra. La Habana.

http://www.gestiopolis.com/modelo-burocratico-organizacion-max-weber-enfoque-decidofobico/. Recuperado el  27 de Mayo del 2016
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ENTRE BIBLIOTECAS Y ARCHIVOS: Los transgresores archivos personales

INTRODUCCIÓN:

Los archivos suelen tener una función de prueba, testimonio y evidencia; por ello, necesitan de mecanismos que faciliten su orden.

Según Martín Pozuelo Campillos (1999): &[...]ese orden que lo cualifica(al archivo) tiene mucho que ver con el modo en que han de ser tratados los documentos, de acuerdo con el sujeto que los produjo y el uso posterior que vayan a tener[...], siendo el factor humano el que incide como ningún otro en esta situación, al potenciar […]las posibilidades de singularizar la labor de archivo”. Esto quiere decir que el orden característico del archivo está vinculado con la forma de manejar los documentos, de acuerdo al que lo produjo y el que lo vaya a utilizar. Determinando que el archivero es el factor más importante en este proceso, siendo el encargado de potenciar esta característica.

Jenkinson añadió  que: &El archivo sólo nos cuenta (su historia) y la tarea suprema y más difícil del archivero es la de conservar los documentos tan cercanos como sea posible al estado en que los recibió, sin añadir ni quitar, física o moralmente nada […] permitiendo y facilitando al mismo tiempo su tratamiento y su uso&.

La biblioteca, en cambio, se inició siendo el espacio para almacenamiento de información registrada, principalmente en forma de libros pero también en formatos como grabaciones, diapositivas y otros medios electrónicos.

El archivo personal es el registro de lo realizado por un individuo durante el trayecto de su vida, convirtiéndose en una valiosa fuente de información para la investigación. Estos archivos personales no cuentan con un espacio definido ya que permanecen dentro del campo de la Bibliotecologia y la Archivística.

(Fig.1)

Archivos y bibliotecas:

Estos conceptos estuvieron durante mucho tiempo relacionados, aunque se ha dado un mayor desarrollo de las bibliotecas debido a las dificultades por las que ha tenido que pasar los archivos por un largo tiempo.

Las bibliotecas mayormente funcionan como un depósito de documentos, los cuales son catalogados y clasificados. Estos documentos también pueden ser encontrados en otros lugares, a diferencia de los achivos como instituciones que se encargan del manejo de documentos únicos y originales,que como se mencionó, sirven como prueba o testimonio para individuos que requieran información.

Las épocas por las que han transitado estas instituciones han sido más favorables para la Bibliotecologia, por lo que hasta la actualidad, la Archivística sigue búsqueda su propio espacio y asi desligarse completamente de los procedimientos bibliotecológicos.

(Fig.2): Biblioteca Pública de Lima

(Fig.3)

En el año 1898, los archiveros holandeses S.Muller, J. A. Feith y R. Fruin publicaron el Manual para la clasificación y descripción de los archivos con el objetivo de lograr una separación entre el procedimiento archivístico y el bibliotecario. Este manual fue ampliamente discutido entre bibliotecarios y archiveros durante el Congreso Internacional en la Feria internacional de 1910 en Bruselas, Bélgica, trayendo como resultado que sea considerado una norma para los procesos realizados en la Archivística.

El archivo personal

Archivo privado de valor permanente. Resulta esencial investigar la mejor forma de conservar institucionalmente esos registros personales como evidencia que ayude a transformar "mi evidencia" en "nuestra evidencia".

Se ubican jurídicamente dentro de lo privado poco accesibles a la consulta pública e interdisciplinarios.

(Fig.4)

Bibliotecas nacionales y archivos personales

Las bibliotecas nacionales son las encargadas de preservar el acervo bibliográfico, hemerográfico y documental de un país. Ellas también preservan los archivos personales de importantes figuras de la vida cultural,política y científica.

Conclusiones 

1. Los archivos y bibliotecas han tenido puntos de contacto, a pesar de sus diferentes objetos, métodos y enfoques. Aunque ambas comparten una teoría de la información común el desarrollo sostenido de las últimas retrasó a la primera en su conversión a ciencia.
2. El fondo de archivo aglutina un conjunto documental procedente de la actividad de una persona o un organismo que lo genera y conserva de forma natural.
3. Los archivos personales nacen como datos y son privados y son archivos a pesar de que infringen las reglas de creación de un archivo. 

BIBLIOGRAFÍA:

- Fig.1: https://archivopersonal.files.wordpress.com/2009/06/3051457494_5b43da3ebd1.jpg
- Fig.2  y 3: https://actmarta.files.wordpress.com/2012/03/fondos_archivo2.jpg?w=600&h=450
- Fig.4:http://www.ugr.es/~aangel/Archivo-electr1.htm